Pratikte bir iş alacak davası veya iş kazası gibi olayların ardından hukuka, bizlere müracaat olduğunda işverenden özlük dosyasındaki örnekleri talep ettiğimizde halen duraksayan hatta O da ne ? der gibi yüz ifadesi gösteren işverenlere şahit olmuşuzdur. Veya , evet var özlük dosyası, personel sorumlumuz bakıyor ama cevabının ardından özlük dosyasında aradığımızı bulamadığımız pek çok olmuştur.Bırakınız basiretli işverenin dikkat ve özenini, yasal bir zorunluluk olduğunu bilmemiz gerek.Özlük dosyasını kısaca, işçinin mevcut iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde çalışma hayatına ilişkin zorunlu ve gerekli olan bilgi ve belgeleri içeren, işçinin çalışma ilişkileri dışında özel başka bir amaçlarla kullanılamayan, işçinin özel yaşam alanına ait kabul edilen, işveren tarafından toparlanmış olan bilgiler bütünü olarak tanımlayabiliriz. Başta, İş Yasası 75.madde uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemelidir. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Yine yasaya göre İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.Özlük dosyasında bulunması gereken zorunlu belgeler mevcuttur. Bunlar bulunmazsa ilaveten idari para cezası kapıdadır. Yine özlük dosyasında zorunluluk içermeyen ancak gereklilik içeren belgelerin bulunmasında da yarar vardır. İşçiye ait kimlik bilgileri, İşe giriş bildirgesi, Yabancı uyruklu işçiler için çalışma izni , Süresi bir yıl ve daha fazla olan asgari ve azami müddetli belirsiz süreli iş sözleşmesi ile çalışma var ise bir örneği, belirli süreli iş sözleşmesi ile çalışma var ise bir örneği, çağrı üzerine çalışma var ise sözleşmenin bir örneği,- Yazılı iş sözleşmesi yapılmamış ise işe aldıktan sonra en geç iki ay içinde işçiye verilmesi zorunlu olan iş koşullarını içeren yazılı belgenin işçinin bu belgeyi aldığını gösteren şerhini ve imzasını taşıyan örneği, her ay işçiye verilmesi zorunlu olan ücret hesap pusulasının işçinin imzasını taşıyan örneği,- İşçiden alınan fazla saatlerle çalışmaya onay belgeleri, Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günlerinde çalışmaya onay belgeleri , İşsizlik Sigortası Kanunu uyarınca verilmesi zorunlu olan (İAB) İşten Ayrılma Bildirgesi gibi belgeler ZORUNLU olarak özlük dosyasında bulunması gerekli belgelerdir. Yanı sıra İşçi işe alınırken yaptığı iş başvurusunun formu, işe alma sırasında işçiyle yapılan mülakat, görüşme ve test sonuçları, yazılı belirsiz süreli iş sözleşmesi yapılmış ise işçinin imzasını taşıyan bir örneği, Sendika üyesi işçi bakımından üyelik belgesi ve üye olmayanlar bakımından dayanışma aidatı ödeyerek TİSnden yararlanma talebini içeren dilekçe, İşçinin ücretinde ve sosyal haklarında ortaya çıkan değişiklikleri gösteren belgeler, işçi için uygulanan performans ve verimlilik değerlendirme sisteminin periyodik sonuçlarını gösteren belgeler, İşçiye verilen her türlü izne ilişkin talep dilekçeleri ve izin kullandırma çizelgeleri, İş sağlığı ve güvenliği önlemlerine ilişkin gerekli bilgilerin, araç ve gereçlerin verildiğini gösteren, araç ve gereçlerin listesini içeren, işçinin imzasını taşıyan belgeler, İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin işyerinde yapılmış ve yapılacak eğitimleri ve işçinin bu eğitimlere katıldığını ve katılacağını gösteren çizelgeler, Vizite kâğıtlarının örnekleri, İstirahat raporlarının örnekleri gibi belgeler de zorunlu olmayan ancak ÖZLÜK DOSYASDINDA BULUNMASININ GEREKLİ OLDUĞU belgeler olarak sıralanabilir.Özlük dosyalarını mükemmel biçimde tutup bu hususta devamlılığı sağlayan işletmeler iş verimliliği, düzen bir yana iş mahkemeleri ve diğer yasal ve idari merciler nezdinde de hep bir adım öndedirler. Aksine tutulması zorunlu veya gerekli kayıtları özenle tutmayan veya özlük dosyasında bulundurmayıp bulamayan işverenler ise iş davalarını kaybetme nedeni olarak hatalı biçimde kendi özensizliğini değil, adli sistemi göstermektedir.